時日今日，還有很多主辦單位用最傳統的做法募集聽眾，譬如，公佈一支電話（缺點請見拙文：如何辦好一場五百人講座<上>）、公佈報名表格要人寫完後傳真、在其簡陋的網頁上請人填寫報名資訊。
這些做法就算主辦單位這頭順利收到了報名資訊，還得耗費一次力氣重新建立報名檔案，而且稍一疏漏，很可能最終彙整的報名資訊中，聽眾電郵大小寫弄錯、電話多一碼或少一碼。
也有的主辦單位以為一切e化就好，完全不思考供人填寫的網上報名系統其實不夠人性化。
筆者曾驚見某演講活動，其網路上請聽眾填寫的報名欄位，竟高達20個(很多欄位根本就不需要問聽眾)，這分明是想勸人：不要報名。
一般而言，建議網路報名不要太為難聽眾，請聽眾輸入姓名、電郵、手機、工作職務（學校科系）即可，除非主辦單位特別要分析聽眾年齡層或性別比，否則就盡可能的不要「擾民」。
以筆者最常用的報名系統KKTIX來說，就算我要獨立一人張羅一場132人的報名表，也輕鬆愉快，前些時候我開放一場演講的報名，28小時內，132位聽眾報名完成，同時KKTIX就幫我彙整成一張excel檔，我直接列印出來，就可以當簽到單。
而且我可以利用KKTIX同時發信給這132人，舉凡場地臨時更動或種種特殊狀況，我都可以在最短的時間、最省力的狀態下，完成資訊遞嬗。
試想，如果你靠傳統方式收報名，遇到特殊狀況，你電話怎麼打？你電郵怎麼寄？給你十倍的人力，你也做得氣喘吁吁！
說這麼多，終於把演講前的問題談一個段落。
演講過程中，則是有幾個重點要注意：
第一,要預期演講多久後，會有第一波的小便潮，以決定中場休息時間。如果年紀是青壯年為主，可以抓90分鐘；如果是老年人偏多，建議抓60分鐘就好。所以一場以老年人為主要聽眾的演講，建議不要超過兩小時15分，因為第一次休息時間為演講一小時後，休息時間抓15分，接下來頂多再聽一小時，老年人就會呵欠連連了。一場以青壯年為主軸的演講，建議也不要超過三小時，休息時間可以訂在中間，也不用太久，年輕人腳程快，休息時間抓個十分鐘就好。
第二,現場每100人，建議要有一位巡視人員，主動發現現場是否有人來者不善或身體不適，或者是否有稚童坐立難安，家長管教無方，這時候，身為主辦單位，就有責任介入，不應該把這份維持秩序的角色，丟給主講者或有正義感的聽眾。
第三,我很反對現場備紙杯或杯水。事先就應該鼓勵聽眾帶環保杯前往聽演講，若然，講完不會多製造一堆紙杯垃圾、杯水垃圾。
至於主辦單位、講者、聽眾如何建立強烈的connection，下週的專欄即將說分明。